Meilleures pratiques pour personnaliser votre plan comptable

Votre plan comptable décrit tous les comptes de votre entreprise. Il s’agit d’une vue d’ensemble de ce que vous possédez, de ce que vous devez, des revenus de votre entreprise, de vos coûts et de la valeur de l’entreprise (équité). À partir des données de votre plan comptable (CoA), vous pouvez exécuter presque tous les rapports financiers dont vous avez besoin.

La création d’un plan comptable est facile si vous disposez d’un logiciel de comptabilité comme FreshBooks. Là, le plan comptable est créé automatiquement pour vous, en utilisant une structure CoA par défaut qui fonctionne très bien pour de nombreuses entreprises.

Mais un CoA plus personnalisé peut profiter à certaines entreprises.

Pourquoi personnaliser votre plan comptable ?

Plus votre entreprise est complexe, plus vous voudrez probablement adapter votre plan comptable à vos besoins.

Roofing Done Right est une entreprise en croissance rapide avec des employés et des frais généraux. Ses comptes comprennent :

Salaire pour plusieurs employés
Coût des marchandises vendues (COGS)
Frais généraux
Frais de personnel
Actifs à long terme (machines, équipements, véhicules)
Passif (indemnisation des accidents du travail, retenues à la source, prêt d’exploitation)
Capitaux propres (contribution du propriétaire ou des actionnaires)

En revanche, Max’s Web Design est très bien avec un simple CoA. Max est un propriétaire unique sans employés, avec peu de frais généraux et moins de 10 clients. Les types de transactions et les comptes de Max sont limités à ceux trouvés dans un CoA typique et incluent :

Revenu
Dépenses (internet, loyer, fournitures)
Biens (ordinateur, mobilier)
Impôts sur le travail indépendant

Mais même des entreprises comme celle de Max peuvent vouloir plus de leur plan comptable à mesure qu’elles évoluent. Il est peut-être temps de personnaliser votre CoA si vous souhaitez ajouter plus de sources de revenus, embaucher des sous-traitants ou si vous souhaitez plus de détails dans vos rapports financiers.

Commencez avec le plan comptable de base

Toutes les entreprises devraient commencer par une bonne base : un plan comptable standard.

FreshBooks et d’autres progiciels de comptabilité ont un CoA par défaut organisé selon les PCGR aux États-Unis

Chaque plan comptable a 5 types de comptes principaux :

Comptes d’actif
Comptes de responsabilité
Comptes de capitaux propres
Comptes de revenus
Comptes de dépenses

Au sein de ces 5 types de comptes se trouvent des sous-types de compte, des comptes parents et des sous-comptes. Voici un exemple tiré du plan comptable par défaut de FreshBooks.

Dans cet exemple, le type de compte est « Actif », le sous-type de compte est « Cash & Bank » et « Petty Cash » est un sous-compte du compte parent « Cash ».

Comptes CoA par défaut

Le plan comptable FreshBooks comprend certains des comptes les plus couramment utilisés pour les petites entreprises :

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous aurez probablement besoin de plus de comptes spécifiques à votre entreprise. Les grandes entreprises complexes peuvent avoir des milliers de comptes.

Avantages de l’ajout de comptes personnalisés

Voici quelques-uns des avantages d’adapter vos comptes à votre entreprise :

Vous pouvez catégoriser les informations financières d’une manière qui a du sens pour votre entreprisequi vous donne des données plus précises sur (et un meilleur aperçu de) vos revenus, dépenses, dépenses en capital, passifs, capitaux propres, etc.
Des données plus précises signifie des rapports financiers plus précis et une déclaration de revenus plus facile.
Cela peut faciliter la conformité fiscale : Vous pouvez personnaliser les catégories CoA pour les aligner sur les normes de reporting financier locales.
Cela permet une relation de travail plus fluide avec votre comptable ou aide-comptable. Ils n’auront pas besoin de vous demander de fouiller dans vos livres pour obtenir des informations lorsque tout est détaillé dans votre CoA (et cela peut également vous faire économiser quelques heures facturables).

Exemple:
Lorsque vous avez démarré votre entreprise, vous n’aviez pas beaucoup de frais de publicité, ils étaient donc tous regroupés dans le compte Publicité au sein des Dépenses. Désormais, vous faites de la publicité par le biais de la radio, des annonces en ligne et du publipostage. Vous pouvez créer des sous-comptes sous le compte parent Publicité pour chaque support afin de suivre le coût de chaque type de publicité.

Maintenant que vous avez réparti vos frais publicitaires, vous pouvez déterminer votre retour sur investissement pour chaque support. Et quand vient le temps de faire vos impôts, vous (ou votre comptable) pouvez facilement enregistrer les dépenses déductibles pour chaque type de marketing.

8 bonnes pratiques pour personnaliser votre plan comptable

Vous avez donc établi votre plan comptable standard et compris comment ajouter, modifier et archiver des comptes. Super. Maintenant, appuyez sur pause.

Voici quelques directives essentielles à suivre lorsque vous apportez des modifications à votre CoA :

Ne créez un nouveau compte que si vous avez une bonne raison. En règle générale, vous souhaitez voir cet élément de campagne dans vos rapports. Un exemple : vos salaires continuent d’augmenter, mais vous ne savez pas pourquoi. Vous pouvez créer un compte parent Wages avec des sous-comptes sous ses départements. Désormais, vous pouvez voir quels départements contribuent à l’augmentation du coût de la main-d’œuvre sur votre rapport de profits et pertes.
Créez une hiérarchie logique pour vos sous-comptes, et n’allez pas plus de 3 niveaux de profondeur. Le premier niveau doit toujours être l’un des 5 types de compte.
Optez pour des sous-comptes moins nombreux et plus généraux. Lorsque vous avez trop de comptes, votre relevé de profits et pertes (P&L) est difficile à lire et il est difficile de repérer les tendances dans plusieurs catégories. La plupart des logiciels de comptabilité vous permettent de classer les dépenses par marchand, client et projet (ou similaire), afin que vous puissiez générer rapidement des rapports filtrés par ces catégories. La meilleure pratique consiste à garder vos sous-comptes relativement généraux, puis à utiliser des rapports plus détaillés pour rechercher des tendances ou des écarts entre les transactions individuelles. Si vous trouvez que vous avez besoin de plus de détails pour approfondir la cause d’une tendance, c’est le moment d’envisager d’ajouter des sous-comptes.
Ventilez vos dépenses exonérées d’impôt. Les dépenses que vous ne pouvez pas réclamer sur votre déclaration de revenus doivent avoir des catégories distinctes des dépenses déductibles, afin que vous n’ayez pas à examiner les dépenses ligne par ligne au moment des impôts.
Tenez compte des noms de compte. FreshBooks base les catégories de dépenses par défaut sur les conventions de dénomination de l’IRS et de l’ARC. Vous n’êtes pas obligé de suivre ces conventions, mais cela peut être utile lors de la préparation des déclarations de revenus.
Évitez de supprimer ou d’archiver des comptes en milieu d’année. Vous pouvez ajouter de nouveaux comptes à tout moment, mais dans certains systèmes, si vous supprimez des comptes au milieu de l’année, vous risquez de vous retrouver avec des erreurs dans votre comptabilité. Dans FreshBooks, les comptes sont archivés (cachés de votre CoA) au lieu d’être supprimés afin de ne pas faire dérailler votre comptabilité. Néanmoins, la meilleure pratique consiste à ajouter des ajustements au lieu de supprimer des comptes en milieu d’année.
Utilisez des numéros de compte standard. Un CoA a une structure d’ordre et de numérotation spécifique. Les comptes du bilan (actif, passif, capitaux propres) sont répertoriés en premier, suivis des comptes du compte de résultat (revenus, dépenses). Voici un guide général pour organiser les comptes numérotés :
Des milliers d’actifs
Passif des années 2000
Équité 3000
Revenu 4000s
Dépenses (COGS) 5000s
Dépenses (dépenses d’exploitation) 6000s
*Dans FreshBooks, le numéro de compte correct est automatiquement appliqué lors de la sélection d’un sous-type de compte. Les numéros de compte peuvent être personnalisés et adaptés à votre entreprise.
Restez simple et cohérent. En fin de compte, le meilleur CoA est celui qui est cohérent et qui a du sens pour vous. Ajouter trop de détails et diviser les comptes en trop de sous-comptes peut prêter à confusion sur la route.

Exemple de plan comptable personnalisé

Voici un exemple de plan comptable pour une entreprise de services. Il ne s’agit pas d’un modèle mais simplement d’un exemple de la façon dont un tel CoA pourrait être structuré.
Notez que le type d’entreprise influence probablement un CdA moins que la structure de propriété, la taille de l’entreprise, les méthodes et politiques de collecte des paiements et les stratégies de gestion de trésorerie.

Envisagez d’obtenir l’aide d’un comptable ou d’un aide-comptable

Construire le bon CoA pour votre entreprise peut vous préparer au succès en termes de déclaration et de déclaration de revenus. Mais cela dépend de vos objectifs et des rapports dont vous avez besoin et que vous souhaitez.

Comprendre de quels comptes vous avez besoin peut être compliqué, et il n’est pas toujours facile de changer quelque chose par la suite. Un comptable ou un aide-comptable peut vous aider à créer un CoA personnalisé ou à retravailler votre CoA existant.

Travaillez avec votre professionnel de la comptabilité pour configurer votre plan comptable d’une manière logique pour votre comptabilité quotidienne et pour les types de rapports (et la profondeur des rapports) dont vous avez besoin.

Le moyen le plus simple de personnaliser votre CoA

Vous pouvez créer votre propre plan comptable sans utiliser de logiciel de comptabilité. Mais il est plus facile d’utiliser un logiciel qui crée un plan comptable pour vous.

Le plan comptable FreshBooks est pré-rempli avec les comptes les plus courants et les plus pertinents sur le plan fiscal dans les 5 types de comptes afin que vous puissiez commencer à saisir des transactions immédiatement. Une fois que vous êtes prêt à personnaliser votre CoA, vous pouvez choisir parmi des sous-comptes et des sous-types de compte communs ou créer les vôtres. Vous pouvez également archiver des comptes dont vous n’aurez jamais besoin pour votre entreprise afin de garder votre CoA organisé et plus facile à gérer. (Vous pouvez toujours désarchiver plus tard et les transactions archivées apparaissent toujours sur les rapports.)

Votre plan comptable est une table des matières évolutive de vos comptes professionnels. Il grandira et changera avec votre entreprise. Une fois que vous avez compris les mécanismes de base d’un plan comptable et les documents financiers dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise, vous pouvez commencer à améliorer votre plan comptable.

Nathan Watmough, spécialiste de la comptabilité chez FreshBooks, a révisé et contribué à cet article.